Tugas 3 - Prezi

Manajemen Proyek on Prezi

Tugas 3 - Mind Map

Sumber : 

• materi session 5 Manajemen Proyek dalam Kerangka Kerja SI-TI
• Information Technology Project Management 4th Edition by Kathly Schwalbe

Resume Pertemuan 4 - Kuliah Tamu

Oleh Andreas Giovani
5210100068

Pertemuan Tanggal 24 Februari 2012

Kuliah tamu di ruang TC-103 mengenai Manajemen Proyek. Narasumber merupakan dosen Teknik Sipil yang lama berkecimpung dalam proyek pembangunan gedung.

Pengertian Proyek
merupakan suatu kegiatan yang dijalankan oleh beberapa orang dalam suatu organisasi/perusahaan yang memiliki tujuan tertentu.

Tujuan Proyek
untuk memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan sebelumnya

Sifat Proyek
Unik, karena antar proyek memiliki kriteria yang berbeda dan juga tidak akan berulang di tempat lain

Karakteristik Proyek
- memiliki tanggal mulai dan berakhir
- unik dan terjadi hanya sekali
- memiliki tujuan khusus
- dibatasi dengan anggaran dan sumber daya
- hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapat dilaksanakan
- hasil deliverablenya terukur dan dapat dikuantifikasi
- direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan

Contoh Proyek
- Pengembangan produk/karir
- Pembangunan gedung

Manajemen Proyek
merupakan pengaplikasian skill, pengetahuan, peralatan dan teknik dalam proyek untuk menemukan requirement proyek itu sendiri

sumber : materi powerpoint narasumber yang dimodifikasi ulang

Resume Pertemuan 3 - Jenis-Jenis Proyek TI (masih konsep)

Oleh Andreas Giovani
5210100068

Pertemuan tanggal 22 Februari 2012

Proyek TI
merupakan suatu kegiatan dalam sebuah organisasi/perusahaan untuk mengembangkan teknologi informasi yag ada di dalamnya.

Macam-macam Proyek TI
 - Software Development
proyek yang bertujuan untuk membuat perangkat lunak. Manajemen kerjanya adalah menspesifikasi kebutuhan, mendesain, mengembangkan, testing dan implementasi software.
Tantangan :

1. antara supplier dan user terjadi perbedaan ide untuk mengembangkan software
2. proyek ini hanya bisa dimengerti oleh manajer dan kelompoknya saja, sedangkan user masih sulit mengetahui sistem yang ada dalam software sehingga dibutuhkan komunikasi antara supplier user

- Package Implementation
proyek yang bertujuan untuk membuat software baru yang sesuai dengan proses bisnisnya untuk mengganti software yang lama
Tantangan :

1. pengintegrasian data dari software sebelumnya ke software yang baru
2. manajer proyek dan tim nya harus mengadakan pelatihan kepada user tentang cara penggunaan software

- System Enhancement
proyek yang bertujuan untuk menambahkan fitur/fungsi baru ke software yang ada
Tantangan :

1. sistem yang telah dikembangkan dapat menghambat sistem sebelumnya
2. melakukan testing ke sistem lama yang mengalami enhancement, apakah menggangu sistem lain

- Consultancy and Business Analysis Assignment
proyek yang bertujuan untuk mengikuti perkembangan apa saja yang terjadi dalam bidang IT, sehingga perusahaan mendapatkan isu bisnis yang menurut mereka berguna
Tantangan :

1. pengguna sistem tidak menjalankannya dengan baik sehingga dibutuhkan konsultan yang berhubungan dengan sistem tersebut
2. memenuhi deadline yang ditetapkan oleh pengguna sistem

- System Migration
proyek yang bertujuan untuk memindahkan sistem yang sudah ada ke sistem yang lain. Contoh, perusahaan yang semula menggunakan OS Windows mengganti OS nya dengan Linux
Tantangan :

1. sedikit user yang akan menggunakan sistem yang baru karena terbiasa dengan sistem yang lama namun dapat diantisipasi dengan cara menjalankan proyek Consultancy and Business Analysis Assignment

- Infrastructure Implementation
proyek yang bertujuan untuk penambahan, penggantian dari hardware. Contoh : Finger Print
Tantangan :

1. rawan terjadi KKN dalam pengadaan infrastruktur yang baru
2. Infrastruktur yang kurang memadai
3. kerusakan pada infrastruktur karena user kurang dapat memahami

- Outsourcing
pengadaan proyek menggunakan jasa perusahaan lain.
Tantangan :

1. sistem yang dibuat tidak hanya digunakan oleh perusahaan kita, sehingga dapat digunakan oleh perusahaan lain juga
2. pembuatan sistem tidak sesuai dengan yang perusahaan inginkan

- Insourcing

proyek yang dijalankan oleh sumber daya yang ada dalam perusahaan tersebut

Tantangan :

1. kurangnya SDM yang ahli dalam pembuatan sistem

- Disaster Recovery
proyek antisipasi dan kebijakan keberlangsungan suatu infrastruktur yang ada dalam proye seperti data-data yang hilang, kerusakan pada hardware ayng dapat menyebabkan proses bisnis suatu perusahaan menjadi terhambat
Tantangan :

1. menyediakan infrastruktur yang benar-benar aman sebagai back-up data

- Smaller IS Project
proyek yang diadakan oleh developer itu sendiri untuk meningkatkan sistem yang ada tetapi dengan lingkup yang luas dan waktu pengerjaannya tidak lama
Tantangan :

1. sulit membedakan usaha kecil dan besar karena tetap dibutuhkan usaha yang sama dalam pengerjaannya

sumber : 

1. http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/28/penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi/
2. Project Management for Information System 5th Edition by Cadle and Yeates (hal 3-11)

Tugas2 - Smaller IS Project

Oleh

1. Radhitya Yudhi     5210100065
2. Andreas Giovani   5210100068

Proyek TI

Smaller Information system  project adalah proyek kecil yang bergerak di bidang system informasi dengan jangka waktu yang tidak terlalu lama dan sumber daya yang tidak banyak juga. Contoh seperti pembuatan software untuk administrasi Tata Usaha Jurusan.

Hambatan-Hambatan dalam proyek TI :

1.       Estimasi yang terburu-buru

Dalam pengerjaan sebuah proyek pasti ada kapan proyek tersebut di kerjakan dan kapan proyek tersebut selesai. Kadang permintaan pelanggan yang terlalu cepat (Jangka waktu) membuat pengerjaan proyek menjadi terburu-buru, sehingga proyek tersebut bisa saja mengalami kegagalan. Disini lah peran manajer proyek sangat di butuhkan, untuk mengatur dan bertanaya kepada pelanggan tentang masukan proyek tersebut.

2.       Rencana yang tidak matang

Proyek membutuhkan sebuah rencana-rencana matang agar proyek tersebut berjalan dengan baik, seperti sumber daya apa saja yang dibutuhkan, kapan proyek harus selesai, berapa biaya yang diperlukan, dan siapa pengguna akhir proyek tersebut. Sebuah proyek tanpa perencanaan yang matang jelas akan menghabiskan banyak waktu, biaya, dan talenta tanpa menghasilkan sesuatu yang bermutu.

3.       Kurang tepatnya pembagian kerja antara anggota tim

sumber daya yang ada dalam proyek tersebut harus dikelolah dengan benar agar proyek tersebut berjalan lancar.

4.       Kurangnya kemampuan untuk mengukur kemajuan proyek

Hampir semua proyek yang telah berhasil melibatkan manajer proyek yang telah berpengalaman. Manajer proyek mengukur kemajuan proyek tersebut dari tahap awal sampai akhir seperti kebutuhan-kebutuhan apa saja yang di butuhkan pengguna tersebut.

Studi kasus Sistem Informasi Perpustakaan

Suatu hari ada seorang mahasiswa, sebutlah namanya CR, di salah satu perpustakaan kampus di daerah Surabaya Tenggara. CR ingin meminjam salah satu buku. Akhirnya ia memilih buku “Ratapan Anak Tiri”. Tidak jelas alasannya memilih buku tersebut, apakah karena pengalaman pribadinya atau karena ia ingin seperi di judul itu. Setelah memegang buku tersebut, CR membawanya ke meja kasir. Oleh kasir dicatatlah judul, nomor, dan tanggal peminjaman serta pengembalian buku tersebut.

Selang beberapa hari, si kasir merasakan sesuatu yang janggal dalam perpustakaan tersebut. Bukan karena makhluk halus ataupun tampang mahasiswa yang kurang enak dipandang. Melainkan ia takut, jika catatan yang selama ini digunakan untuk merecord segala macam aktivitas dalam perpustakaan itu raib. Kasir pun cemas sehingga membuat heboh seisi perpustakaan. Termasuk Rektor Kampus tersebut. Namun ada satu jurusan yang tidak terlihat panik. Malah jurusan itu tersenyum sinis ketika mendapat kabar kepanikan seisi perpustakaan. Jurusan itu adalah Sistem Informasi. Mereka merasa, ini saatnya mereka “makan” karena dalam hal pembuatan database, jurusan ini bisa dikatakan sebagai “mbahnya”. Setiap hari jurusan ini diberi perbekalan tentang database dan memanajemen sistem informasi tersebut. Akhirnya Jurusan Sistem Informasi membuat suatu sistem yang berisi tentang data buku yang terdapat dalam perpustakaan kampus yang terdiri dari jumlah buku, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, siapa yang meminjam, dan berapa denda yang dikenakan pada mahasiswa  apabila terlambat untuk mengembalikan buku. 

Sistemnya dinamakan Sistem Informasi Perpustakaan yang memiliki tujuan agar peminjam dapat mencari buku secara cepat. Bahkan karyawan dapat memanajemen peminjaman dan pengembalian buku. Setelah dibuatkan sistem tersebut, seisi perpustakaan bahkan kampus dan rektornya merasakan euforia yang luar biasa. Kasir pun mengganti namanya dengan admin karena ia merasa sudah bisa menjalankan suatu sistem dalam computer.

Manajemen Studi Kasus

Beberapa hal yang dijabarkan dari proses Sistem Informasi Perpustakaan sebagai berikut:

•       Pembuatan user dan pengaturan oleh admin
•       Pembuatan database buku yang terdiri dari judul dan nomor buku, serta pernah dipinjam pada tanggal berapa
•     Pembuatan ketentuan denda berdasarkan keterlambatan hari dalam pengembalian buku serta tebal buku

      Agar sistem informasi perpustakaan berjalan dengan baik, maka dibutuhkan sistem manajemen yang baik. Pada prinsipnya manajemen dibagi menjadi Perencanaan, Pengorganisasian, Penyusunan Karyawan, Koordinasi , Laporan, dan Anggaran.

1.   Perencanaan, sebelum sistem itu dibuat, manajemen perpustakaan harus sudah membuat tujuan, strategi, kebijakan, prosedur dan dana yang dibutuhkan untuk mencapai suatu tujuan

2.      Pengorganisasian, manajemen perpustakaan mengelompokkan aktifitas ke dalam beberapa unit atau bagian, sehingga antar bagian dapat melakukan koordinasi yang baik dan juga memiliki wewenang untuk melakukan tugasnya

3.      Penyusunan Karyawan, manajemen dapat menentukan penempatan karyawan di posisi yang sesuai dengan kemampuannya, misal penempatan pada bagian admin server, admin computer, penanggung jawab dan pengawas sistem yang biasanya dilakukan oleh pembuat sistem. Agar dapat memberikan layanan yang baik, diperlukan karyawan yang baik dari jumlah dan kemampuan yang mereka miliki.

4.      Koordinasi, terdapat kerjasama yang baik antar karyawan untuk menunjang pekerjaan

5.    Laporan, Manajemen harus mengetahui kejadian atau hal apa saja yang sudah, sedang ataupun yang akan berlangsung karen itu laporan diperlukan

6.      Anggaran, Biaya untuk sistem yang diawasai oleh pengawas sistem

Sumber :

1.      http://duniaperpustakaan.blogdetik.com/2009/11/14/pengembangan-sistem-informasi-studi-kasus-sistem-informasi-perpustakaan/

2.      http://uhungmaa.blogspot.com/2010/10/contoh-sistem-informasi-manajemen.html

3.      http://www.scribd.com/msirojulathfal/d/53553703-Contoh-Manajemen-Perpustakaan-Sekolah-Sebagai-Dasar-Pengelolaan

    - www.scribd.com/doc/53716947